Les outils digitaux ont une place clé dans le domaine du recrutement. Ils permettent d'automatiser les processus, de réduire les tâches chronophages ou encore, d'optimiser et améliorer la productivité des équipes. Parmi ces outils, nous retrouvons le fameux ATS (Applicant Tracking System) et le CRM (Customer Relationship Management). Bien qu'ils soient complémentaires mais différents, ces deux solutions ont des objectifs et des usages distincts. Décryptons ensemble leurs caractéristiques et usages respectifs.

Qu'est ce qu'un ATS ?

Un ATS (Application Tracking System) est un logiciel de gestion spécifique au recrutement.
Plus simple, il centralise l’ensemble des étapes du processus de recrutement pour faciliter le suivi des candidatures. Depuis la réception d’un CV jusqu’à l’embauche ou la disqualification d’un candidat, cette solution simplifie le pilotage des opérations RH.

Les fonctionnalités principales de l'ATS :

• Centralisation et gestion simplifiée des candidatures : collecte des CV, lettres de motivation et documents associés dans un tableau de bord.
• Tri automatisé : priorisation des candidatures selon des critères prédéfinis
• Suivi des étapes de recrutement (affichage en mode Kanban) : pour suivre et visualiser facilement l'avancement de chaque candidat dans le processus.
• Multidiffusion des offres d'emploi : publication sur plusieurs jobboards et plateformes de manière simultanée.
• Intégration de l'Intelligence Artificielle : génération automatique d’offres d’emploi, parsing et matching des candidats avec les postes à pourvoir.

Un ATS s’adapte aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises grâce à ses modules personnalisables et à sa flexibilité. Lorsqu'il bénéficie d'une approche en mode SaaS (logiciel en ligne), il garantit une gestion optimale des données, une traçabilité précise et une ergonomie pensée pour les recruteurs.

Qu’est-ce qu’un CRM ?

À l’origine, un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel dédié à la gestion de la relation client. C'est un outil idéal pour les recruteurs qui travaillent avec plusieurs parties prenantes recruteurs interne, managers, clients externes ou encore partenaires. En centralisant les informations et interactions, le CRM optimise la relation-client et facilite le suivi des contacts.

Les fonctionnalités principales d’un CRM apppliqué au recrutement :

• Gestion des relations client : suivi des échanges, rendez-vous et besoins clients.
• Historique et reporting : centralisation des données liées aux contrats, projets et bilans d’activité.
• Prospection commerciale : outil d’aide pour identifier de nouveaux clients ou opportunités.
• Gestion des communications : suivi des emails, appels et autres interactions.
• Intégration avec les ATS : pour suivre en parallèle les candidats et les besoins clients.

Avec un CRM, les recruteurs disposent d’un véritable tableau de bord pour optimiser la relation-client, améliorer leur prospection et assurer un suivi personnalisé des opportunités.

ATS vs CRM : Quels différences et points communs entre eux ?

Bien que ces deux outils soient différents dans leurs objectifs principaux, ils partagent plusieurs similarités en termes d’utilisation :

• Centralisation des données : que ce soit pour les candidats ou les clients, les ATS et CRM collectent et organisent les informations pour faciliter votre gestion quotidienne.
• Optimisation des processus : automatisation des tâches et reporting amélioré pour gagner du temps.
• Flexibilité des solutions SaaS : accessibilité en ligne, mises à jour régulières et adaptabilité à différents secteurs.

En revanche, leurs différences se distinguent dans leur domaine d’application :

• L’ATS se concentre sur la gestion des candidats.
• Le CRM cible la relation-client et le suivi des contacts.

Pourquoi combiner ATS et CRM ?

Combiner un ATS et un CRM au sein d'une solution permet d'obtenir une vue d'ensemble complète de vos activités. Cette approche facilite la gestion simultanée des candidatures, des clients et des opportunités commerciales, tout en renforçant la traçabilité et le suivi des données. Cette combinaison favorise alors une gestion globale, vous permet de réduire les erreurs humaines et améliore vos prises de décisions.

Comment choisir le meilleur ATS et CRM combiné ?

Pour tirer le meilleur parti de ces outils, il est essentiel de bien définir vos besoins en amont. Voici quelques points à considérer lors de votre choix :

1. Analysez vos processus internes : avez-vous besoin d’un outil centré sur le recrutement ou davantage sur la gestion de la relation client ?
2. Vérifiez l’intégration : privilégiez des solutions qui communiquent entre elles ou une plateforme tout-en-un.
3. Considérez la taille de votre entreprise : une PME ou un cabinet indépendant aura des besoins différents de ceux d’un grand groupe.
4. Prêtez attention à l’ergonomie : un outil intuitif est essentiel pour garantir l’adoption par vos équipes.
5. Évaluez les fonctionnalités supplémentaires : IA, reporting avancé, multidiffusion, personnalisation, etc.

Les ATS et CRM sont des alliés puissants pour structurer et accélérer vos processus. Choisir la solution la mieux adaptée à votre structure est une étape clé pour gagner en efficacité et offrir une expérience candidat et client optimale.