Souvent utilisée en fin de process de recrutement, la prise de références est une étape cruciale dans la validation d'une embauche. Elle peut être comme la cerise sur le gâteau... sauf que si la cerise s'avère être amère, il y a de fortes chances que le gâteau le soit aussi ! 👀🍒 Cette étape peut paraître simple, voire secondaire, mais elle est en réalité une mine d’informations, ou un champ de mines, selon la façon dont on s’y prend. Pour vous aider à naviguer dans cet exercice délicat, nous vous donnons les clés d'une prise de références efficace pour vos recrutements : cadre légal, questions autorisées, pièges à éviter, et vraies raisons pour lesquelles la prise de références peut faire toute la différence.
1. Cadre légal de la prise de références : attention, zone sensible
Avant de dégainer votre téléphone et d’appeler l’ancien patron de votre candidat idéal, un rappel s’impose : en France, la prise de références est encadrée par le Code du Travail (art L. 1221-8-et L.1221-9) pour garantir le respect des droits des candidats.
👉 Le consentement du candidat est obligatoire. Vous ne pouvez pas prendre de références sans l’accord explicite de votre candidat. Ce consentement doit être non seulement demandé, mais aussi documenté par un accord écrit. Idéalement, ajoutez une clause dans le processus de candidature expliquant que des vérifications de références pourraient être effectuées. La CNIL indique dans son Guide référentiel Recrutement que "le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs, etc.) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé". Les entreprises doivent préalablement obtenir l’accord du candidat avant d’effectuer une prise de références, y compris si ce dernier a mentionné les coordonnées de personnes référentes sur son CV.
👉 Quelles informations peut-on demander ? La loi impose de rester dans le champ strictement professionnel. Les questions doivent donc se limiter aux compétences, à l’expérience et à la personnalité professionnelle. Il est interdit de poser des questions sur les opinions religieuses, politiques ou l’orientation sexuelle du candidat (oui, cela semble évident, mais il est important de le rappeler). Toute question d'ordre privé est strictement prohibée.
💡 À retenir : Toute information collectée doit être liée au poste à pourvoir. Si vous avez l’impression de poser une question plus par curiosité que par nécessité, demandez-vous si elle est réellement indispensable.
2. Pourquoi la prise de références est primordiale en recrutement ?
Vous avez passé des heures en entretien de recrutement à analyser les motivations de votre candidat, vous avez (presque) vérifié tous ses diplômes, et tout semble parfait. Alors, pourquoi perdre du temps avec une prise de références ? Eh bien, parce qu’elle peut jouer un rôle déterminant dans votre sélection, qui vous permettra de valider certains éléments clés et de lever d'éventuels doutes :
👉 Vérifier la cohérence : Un CV, même parfait, peut toujours être enjolivé. Les références sont là pour confirmer que les compétences et les expériences annoncées sont bien réelles.
👉 Lever les zones d’ombre : On le sait, les entretiens de recrutement sont des moments où tout le monde montre son meilleur profil. Les références peuvent vous donner un aperçu plus nuancé, surtout si certaines compétences clés n’ont pas été démontrées en entretien.
👉 Anticiper les défis : En posant les bonnes questions, vous pouvez aussi découvrir des points d’amélioration ou des conseils pour bien intégrer le futur collaborateur. Par exemple, si un ancien manager mentionne que le candidat a eu besoin d'un temps d'adaptation important, cela peut vous aider à adapter votre onboarding.
3. Les questions à poser (et celles à éviter absolument)
La prise de références permet de valider les compétences professionnelles (hard skills - techniques, managériales, commerciales), les compétences humaines (soft skills) et les expériences passées du candidat. Il est important de préparer à l'avance les questions que vous comptez poser afin d'éviter que votre prise de références ne se transforme en interrogatoire maladroit. Privilégiez alors les questions ouvertes et demandez des exemples concrets, et évitez les questions trop suggestives ou qui ne vous apporteront pas d'informations en lien avec le poste :
✅ Les questions à poser :
- “Comment décririez-vous sa façon de collaborer avec l’équipe ?” : Idéal pour avoir une idée de son comportement en groupe.
- “Quelles étaient ses principales missions et réussites ?” : Cette question permet de vérifier la correspondance entre ce que le candidat vous a dit et la réalité.
- “Quels sont ses points forts professionnels ?” : Parfait pour cerner les atouts qui seront utiles pour le poste.
- “Y a-t-il des points de vigilance ou des conseils pour le faire réussir ?” : Une manière élégante d’aborder des axes d’amélioration, sans connotation négative.
🚩 Les questions à éviter :
- “Est-il ponctuel, fiable, ou sympathique ?” : Trop vague et subjective, cette question ne vous donnera pas d'informations vraiment exploitables.
- “Pourquoi a-t-il quitté votre entreprise ?” : Cette question peut être perçue comme intrusive, surtout si le départ est dû à des raisons personnelles ou à des restructurations.
- “Quelle est sa situation personnelle ?” : On se tient loin de tout ce qui touche à la vie privée, car cela n'a rien à voir avec la capacité du candidat à réussir dans le poste !
4. Les erreurs à éviter dans la prise de références
Même une prise de références bien intentionnée peut échouer si certaines erreurs sont commises. Voici les pièges courants et comment les éviter :
- Prendre des références “officieuses” : Demander des informations sur un candidat sans son consentement explicite est un no go. Au-delà du non-respect du cadre légal, le fait d'enfreindre le Code du Travail ne fera que ternir votre réputation auprès des candidats. Assurez-vous de toujours avoir un accord écrit.
- Poser des questions orientées : “Vous n’avez pas trouvé qu’il avait du mal à respecter les délais ?” Ce type de questions peut biaiser les réponses. Restez neutre et factuel !
- Confondre référence et avis personnel : Les opinions personnelles de l’ancien manager n’ont pas leur place dans l’évaluation. Ces opinions restent subjectives et ne reflètent pas toujours la réalité. Privilégiez les faits concrets, comme les projets menés ou les objectifs atteints.
- Ne pas prendre des notes durant les échanges : Il est essentiel de prendre note d'un maximum d'informations durant vos échanges, afin de ne pas prendre le risque que certaines informations clés ne vous échappe.
5. Les limites de l’exercice : Attentes VS Réalité
La prise de références est utile, mais elle a ses limites. Voici quelques éléments à garder en tête pour ne pas lui accorder une importance excessive :
👉 Un point de vue, pas une vérité absolue : Les personnes appelées en référence travaillaient souvent avec le candidat dans un contexte bien précis. Cela ne veut pas dire que leur expérience reflète ce qui se passera dans votre entreprise.
👉 Le risque de biais : Certaines références peuvent être influencées par des facteurs externes, comme la concurrence interne ou des conflits passés. Gardez à l’esprit que chacun a ses perceptions et que ce n’est pas parce qu’un ancien manager avait des difficultés relationnelles avec le candidat que celui-ci n’est pas un bon collaborateur.
👉 Une pratique qui n’assure pas tout : Même une excellente référence ne garantit pas que le candidat sera un match parfait. C’est un outil d’évaluation parmi d’autres, qui vient compléter, mais ne remplace pas, votre propre jugement et vos observations.
Prendre des références avec intelligence et modération 💡
La prise de références, bien que parfois sous-estimée, est une étape cruciale pour s’assurer que l’on embauche le bon candidat. En respectant le cadre légal, en posant les bonnes questions, et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez en faire un atout pour valider vos intuitions. N’oubliez pas toutefois que cet exercice a ses limites et doit être pris pour ce qu’il est un complément d’information seulement et non pas une garantie absolue.
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