Les logiciels ATS sont devenus un outil essentiel dans le milieu des ressources humaines. Et pour sûr, ils révolutionnent complètement les méthodes de recrutement. Ces outils ont révolutionné la manière dont les entreprises identifient, évaluent et sélectionnent les talents.
S’équiper d’un bon ATS n’est pas une tâche facile. Face à la multitude d’options disponibles sur le marché chaque entreprise doit entreprendre une démarche réfléchie pour déterminer quel outil correspond le mieux à ses besoins spécifiques. Faire le bon choix demande au préalable quelques réflexions sur le sujet.
Nous avons élaboré une check-list qui vous aidera à identifier les critères essentiels pour vous aider à sélectionner votre ATS. Suivez nos conseils ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un ATS ?
Tout d’abord, un ATS, (Applicant Tracking System) en anglais ou autrement appelé « système de suivi des candidats » en français, est un logiciel utilisé par les professionnels des ressources humaines. En effet, un ATS est bien plus qu'un simple logiciel, c'est un outil de gestion et de suivi des candidatures. Cet outil accompagne le recruteur, de la réception d’un CV (curriculum vitae) à la prise de décision finale.
Il est capable de gérer toutes les étapes du recrutement, allant de l’offre d’emploi à l’intégration, de la nouvelle recrue en passant par le sourcing, la multidiffusion des offres, à la gestion des communications, et aux entretiens.
Pour en savoir plus sur les ATS, consultez notre page : Qu’est-ce qu’un ATS ?
Les ATS sont souvent couplés à des systèmes CRM (Customer Relationship Management). Un CRM, ou Gestion de la Relation Client, est une composante complémentaire qui enrichit l'expérience globale du recrutement. Il permet de suivre et de gérer les interactions avec les candidats, de construire des relations durables et de maintenir une base de données complète pour des recrutements futurs.
Pourquoi utiliser un ATS ?
Choisir un logiciel ATS recrutement vous permet à vous et votre équipe d’améliorer vos performances et d’éviter les tâches chronophages. Découvrez pourquoi intégrer un système de suivi des candidats peut jouer un rôle déterminant dans l'optimisation de votre processus de recrutement et favoriser son succès.
- Centralisation : L'ATS offre une solution intégrée qui centralise toutes les facettes du processus de recrutement. Vous avez la capacité de rediriger vos candidats vers un espace dédié, créant ainsi une centralisation efficace. Cela englobe divers aspects tels que la gestion de la boîte mail, la planification d'entretiens via l'agenda, la collecte de feedback, l'accès à une CVthèque, et la conservation d'un historique de conversations. Cette centralisation permet une navigation fluide au sein du processus de recrutement et favorise une gestion transparente de toutes les informations.
- Automatisation : L'automatisation représente l'un des piliers majeurs de l'efficacité offerte par un ATS. En évitant la duplication de contenu et en automatisant les tâches répétitives, ce type de logiciel libère un temps précieux pour vos équipes. En se concentrant sur des missions à plus forte valeur ajoutée, vos collaborateurs peuvent exploiter pleinement leur expertise, améliorant ainsi la productivité globale de l'équipe.
- Collaboration : En simplifiant, les échanges et la coopération entre les membres de votre équipe, un ATS va au-delà des limites organisationnelles. Les équipes peuvent échanger des informations en temps réel, sans craindre de perdre des données importantes. Cela favorise une collaboration fluide, essentielle pour des prises de décision rapides et des processus de recrutement agiles.
- Conformité : Les ressources humaines sont soumises à des réglementations strictes en matière de protection des données, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Un ATS se positionne comme un rempart de sécurité automatique et organisé pour ces informations sensibles. En garantissant la conformité aux normes légales, l'outil ATS assure la sécurité des données, permettant des corrections ou suppressions en cas de demandes spécifiques.
En somme, l'utilisation d'un ATS va au-delà de la simple adoption d'un logiciel. C'est une stratégie intelligente pour maximiser l'efficacité, encourager la collaboration et garantir la conformité aux normes en vigueur.
Les différents formats d’ATS
Il existe deux formats différents d’ATS, chacun d’entre eux possède ces avantages et inconvénients à prendre en compte. Choisir le bon format d'ATS est une étape cruciale dans le processus de sélection de votre outil de recrutement.
En mode SaaS
Un logiciel ATS en mode SaaS, (Software as a Service) est un logiciel de gestion de recrutement en ligne, hébergé sur les serveurs de l’entreprise qui édite la solution logicielle.
Les recruteurs peuvent recruter de n’importe où et n’importe quand puisque ce format ne nécessite aucune installation du logiciel sur les postes de travail, une simple connexion internet et un navigateur web suffisent à son fonctionnement.
L’avantage ici est que cette méthode évite certains coûts liés à l’entretien d’un serveur dédié, et le coût d’une personne en charge d’effectuer les mises à jour du logiciel au sein du serveur.
Cependant, il est important de prendre en compte certains inconvénients potentiels liés à la dépendance à une connexion Internet stable et aux contraintes de personnalisation limitées.
En mode on-premise
Un logiciel « on-premise » signifie sur site, il est directement installé dans les serveurs de votre entreprise. L’avantage de ce type d’ATS vous permet d’avoir la main sur l’ensemble du logiciel. Ce type de format est notamment réservé aux grandes entreprises dont les moyens matériels et humains sont très importants.
La gestion et maintenance du logiciel demandent des serveurs très puissants, une équipe dédiée de techniciens pour survenir en cas de panne, et de mises à jour à effectuer. L'inconvénient de ce format est souvent réservé aux entreprises disposant de l'infrastructure nécessaire pour soutenir une solution on-premise.
En plus de ces deux différents formats, les ATS peuvent être classifiés selon leur prix.
Payant ou Gratuit
Certains ATS recrutement sont totalement payants, d’autres gratuits, et d’autres « freemium ». Les outils en mode « freemium », sont de premiers abords gratuit, mais présentent des fonctionnalités limitées, pour utiliser des fonctionnalités plus poussées vous devez passer à une version payante.
Comprendre ces différents formats d'ATS, ainsi que leur impact sur votre entreprise, vous permettra de prendre une bonne décision en fonction de vos besoins spécifiques et de votre structure organisationnelle.
Les 6 questions essentielles à se poser :
Il est essentiel pour vous avant d’acquérir un outil de recrutement, de vous poser les questions essentielles afin d’être certain d’effectuer le bon choix :
Quelle est votre stratégie et quels sont vos volumes de recrutement ?
Demandez vous si votre entreprise prévoit une croissance rapide, si c’est le cas, vous aurez besoin d’un système capable de gérer des volumes importants de candidatures. Toutefois si vous misez plus sur la qualité que sur la quantité, les fonctionnalités axées sur la sélection minutieuse des candidats peuvent être privilégiées.
Quelles fonctionnalités recherchez-vous ?
Les fonctionnalités peuvent inclure la gestion des candidatures, la diffusion d’annonces, le suivi des entretiens, les évaluations des candidats, etc. Évaluez la pertinence des fonctionnalités proposées par chaque outil présents sur le marché.
Quel est votre budget ?
Définissez un budget en tenant compte des coûts d'acquisition, de maintenance, et des éventuels coûts cachés. Un budget bien défini vous aidera à éviter des dépenses inutiles tout en garantissant la qualité de l'outil choisi.
Quel format d'ATS choisir ?
Le choix entre un ATS intégré à une suite logicielle plus vaste ou un système indépendant dépendra de vos besoins spécifiques. Évaluez la compatibilité avec vos systèmes existants pour garantir une intégration fluide.
Qui et combien de personnes vont utiliser l'outil ? (Recruteurs, managers…)
Évaluez le nombre d'utilisateurs prévus et assurez-vous que l'outil peut être adapté à leurs besoins spécifiques pour maximiser l'efficacité globale de votre équipe.
Quels sont vos objectifs ?
Définissez des objectifs clairs, des indicateurs tels que l’accélération du processus, l’amélioration de la qualité des candidats, etc.
Prendre le temps de répondre à ces questions fondamentales vous permettra de cibler précisément vos besoins et d'orienter votre sélection vers un outil de recrutement qui maximisera le succès de votre processus de recrutement.
Votre besoin en terme de fonctionnalités
Avant d’utiliser et d’adopter un ATS il est important de définir les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Les fonctionnalités que vous choisissez auront un impact direct sur l'efficacité de votre processus de recrutement. Voici un aperçu des fonctionnalités essentielles à considérer :
- Multi-diffusion des annonces : L'un des avantages majeurs d'un ATS est la capacité à diffuser vos offres d'emploi sur plusieurs jobboards. Cela permet d'atteindre un public plus large et d'optimiser la visibilité de vos opportunités de recrutement. Explorez les partenariats de votre ATS avec des jobboards pour maximiser la portée de vos annonces.
- Gestion et centralisation : L'outil doit permettre une gestion efficace des candidatures en facilitant le transfert, la sélection des profils pertinents, et l'ajout de notes d'évaluation. La centralisation des informations, y compris les commentaires partagés entre les membres de l'équipe, est cruciale pour une collaboration transparente et un suivi efficace.
- Site carrière : Un ATS offre souvent la possibilité de créer un site carrière personnalisé. Cela va au-delà d'une simple liste d'offres d'emploi. Un site carrière bien conçu, intégré à votre marque employeur, peut améliorer significativement la visibilité de vos opportunités et attirer des candidats qualifiés.
- Suivi des performances : Piloter l'activité de vos recrutements nécessite des indicateurs de performance (KPI) pertinents. L'ATS devrait vous fournir des données telles que le volume de candidatures traitées, le nombre de candidatures spontanées reçues, la provenance des candidatures, le délai de recrutement, etc. Ces informations sont cruciales pour évaluer l'efficacité de vos processus et effectuer des ajustements si nécessaire.
- Budget : La question budgétaire est incontournable. Les coûts peuvent varier en fonction des fonctionnalités offertes, du nombre d'utilisateurs ayant accès à la plateforme, et du modèle de paiement (mensuel ou annuel). Établissez un budget réaliste dès le départ pour éliminer les solutions qui pourraient être financièrement excessives.
- Flexibilité - Gain de temps : L'automatisation des processus de recrutement est une fonctionnalité clé. Un ATS efficace devrait décharger vos équipes RH des tâches chronophages en automatisant les processus répétitifs. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur des activités plus stratégiques et créatives.
- Sécurité : La protection des données des candidats est primordiale, surtout à la lumière des réglementations comme le RGPD. Votre ATS doit garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles. Assurez-vous que l'outil est conforme aux normes de protection des données en vigueur dans le pays où votre entreprise est établie.
En résumé, en identifiant vos besoins spécifiques en fonction de ces fonctionnalités, vous pourrez choisir un ATS qui répond parfaitement aux exigences de votre processus de recrutement tout en respectant vos contraintes budgétaires et les normes de sécurité en vigueur en fonction du pays ou votre entreprise se situe.
Choisir et mettre en place un ATS
Le choix et l'implémentation d'un ATS (Applicant Tracking System) sont des étapes cruciales pour optimiser votre processus de recrutement. Voici un guide étape par étape pour vous guider dans ce processus complexe.
Faire un benchmark du marché
Il existe de nombreux logiciels ATS sur le marché, il est alors difficile de faire un simple choix. Faites un benchmark des outils présents, analysez les fonctionnalités proposées afin d’identifier s’il correspond à vos besoins. Comparez les différents logiciels existants entre eux. Vérifier la disponibilité du prestataire, si son accompagnement tout au long de la formation, de l’aide au paramétrage jusqu’à l’utilisation du logiciel est de qualité ou non. Consultez les avis ou témoignages clients, analyser la marque employeur, la présence en ligne de l’outil sur les réseaux sociaux, sur un blog.
Renseignez-vous par rapport à la législation, protégez-vous et vos candidats en analysant la conformité RGPD de l’outil.
Tester le logiciel
Suivez des démos ou tester le logiciel va vous permettre de déterminer si le logiciel de recrutement pourra correspondre à vos besoins. Vous pouvez :
- Demander à visualiser l’interface pour déterminer son ergonomie
- Faire des demandes de démonstration, la plupart des ATS en proposent
- Demander également de tester le logiciel gratuitement pendant une période fixée
Cette étape est cruciale, profitez-en pour vérifier certains points :
- Interrogez le prestataire sur la possibilité d'ajouter ou de supprimer des fonctionnalités au fil du temps, en fonction de vos besoins
Évaluez la fluidité et l'intuitivité du logiciel pour garantir une adoption aisée par vos équipes.
Vérifiez la réactivité et la qualité du support client pour assurer une assistance efficace en cas de besoin
Assurez-vous que le logiciel gère les informations des candidats de manière légale et en conformité avec les réglementations en vigueur
Examinez si les fonctionnalités de suivi des performances répondent à vos attentes, en analysant les KPI pertinents pour votre processus de recrutement
Adopter l’outil
Une fois convaincu par la solution, finalisez les détails avec vos services internes. Collaborez étroitement avec le prestataire pour le déploiement et l'intégration de l'outil. Avant la mise en service, assurez-vous que votre équipe est prête en organisant des sessions de formation adaptées. Prévoyez éventuellement un entraînement sur le logiciel pour garantir une utilisation optimale. L'adoption réussie de l'outil dépend d'une communication transparente avec l'équipe, d'une intégration efficace dans les processus existants, et de la formation adéquate pour maximiser les avantages de l'ATS dans votre processus de recrutement.
Pour conclure
Les logiciels ATS ont révolutionné le monde du recrutement en offrant des solutions complètes et efficaces pour les professionnels des ressources humaines. Ces outils ne se limitent pas à la gestion des candidatures, mais accompagnent le recruteur tout au long du processus, de la diffusion des annonces à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Choisir le bon ATS représente un défi, étant donné la diversité des options sur le marché. Notre article a fourni une check-list complète pour vous guider dans cette démarche, en soulignant l'importance de répondre à des questions clés telles que la stratégie de recrutement, les fonctionnalités recherchées, le budget, le format d'ATS, le volume d'utilisateurs, et les objectifs spécifiques. La compréhension des différents formats d’ATS tels que le mode SaaS et on-promise ainsi que les considérations budgétaires est cruciale dans votre prise de décision.
L'utilisation d'un ATS offre des avantages significatifs, notamment la centralisation, l'automatisation, la collaboration et la conformité aux normes légales telles que le RGPD. Ces outils permettent d'améliorer les performances et de libérer du temps précieux en automatisant les tâches répétitives.
Pour finir, le choix et la mise en place d'un système de suivi des candidats nécessitent la réalisation d'un benchmark du marché jusqu'à l'adoption effective de l'outil. Tester le logiciel, évaluer la réactivité du support client, et assurer une formation adéquate à votre équipe sont des étapes cruciales pour garantir le succès de cette transition.
En suivant ces conseils et en identifiant vos besoins spécifiques, vous serez en mesure de choisir un ATS qui maximisera l'efficacité de votre processus de recrutement.
