Est-il temps de changer de solution de recrutement ?
« Vous utilisez un logiciel de recrutement depuis plus de 10 ans mais il n’est peut-être plus adapté ? Vous rencontrez des problèmes de lenteurs et de performances ? Votre fournisseur a augmenté fortement les prix sans améliorer la qualité de son outil ? Ou vous souhaitez tout simplement voir ce qui se fait de mieux aujourd’hui en termes de solution de gestion recrutement ? »
Pour vous aider dans votre démarche, nous vous avons préparé une liste d’étapes-clés à suivre pour bien réussir sa migration vers un nouveau logiciel de recrutement.
Définissez vos besoins
N’agissez pas dans l’urgence, anticipez votre changement, généralement la nécessité d’évoluer vers une autre solution de recrutement ne survient pas du jour au lendemain.
Il est primordial que vous réfléchissiez aux fonctionnalités dont votre cabinet de recrutement ou votre entreprise a besoin, que vous preniez en compte la manière dont il va être utilisé.
Faites l’état des lieux du logiciel de recrutement existant (si vous utilisez un fichier Excel, ça marche aussi), identifiez ce que vous voulez conserver, les nouveautés que vous souhaitez, ce que vous ne voulez plus, identifier les points négatifs et positifs.
En matière de sélection de logiciels, ne vous limitez pas lors de votre recherche. Après avoir fait une synthèse des multiples solutions existantes, votre choix sera fortement facilité.
Établissez un cahier des charges
Après avoir analysé l’existant, recueilli les besoins des utilisateurs et les fonctions utilisées, vous connaissez désormais vos besoins, vous pouvez désormais établir un cahier des charges comme suit :
· Quel est le contexte du projet (raisons du changement)
· Quels sont les points positifs & négatifs de la solution utilisée aujourd’hui ? (Excel ou ATS)
· Quels sont les besoins de votre cabinet ou votre entreprise (les objectifs quantitatifs et qualitatifs)
· Quelles sont les potentielles contraintes (financières, temporelles…)
· Quel est le budget prévu (prévoir le nombre de licences, le coût par licence, de mise en œuvre et de formation…)
· À quelle date souhaitez-vous démarrer avec la nouvelle solution ? (définissez des échéances de dates en fonction des différentes étapes)
La solution parfaite n’existant pas toujours, dîtes-vous, que vous devrez peut-être faire le pour et le contre entre des fonctionnalités abandonnées et des fonctionnalités nouvellement disponibles.
Téléchargez notre modèle de cahier des charges pour la migration d'un ATS.
Faites-vous accompagner
Afin de sélectionner le logiciel qui correspondra le mieux à vos besoins, vous pouvez faire appel à un consultant.
En effet, vous pouvez envisager de faire appel à un consultant externe, qui vous guidera dans votre projet de sélection de logiciels.
Il faudra inclure le coût de cette expertise bien entendu mais il s’agit de ne pas changer de solution de recrutement tous les ans, aussi l’investissement d’un consultant externe peut être vite rentabilisé.
Préparez et intégrez vos recruteurs
Un changement d’un logiciel utilisé quotidiennement par l’ensemble de l’équipe (recruteurs, managers) peut-être bouleversant, c’est pourquoi il est important d’en parler en interne, d’initier ce changement en douceur et de ne pas hésiter à communiquer régulièrement à ce sujet auprès des équipes voire de les intégrer dans la démarche.
Un collaborateur qui connaît les contraintes est un collaborateur qui sera plus à même d’accepter la solution avec ses défauts éventuels.
Appuyez-vous sur le pourquoi du projet, son avancée, les bénéfices à retirer de ce nouvel outil…
Soyez préparé à une résistance au changement
Au sein d’une équipe, chacun peut réagir différemment aux changements. Ils peuvent générer du stress, de la peur, un potentiel refus de l’acceptabilité ou encore a contrario de l’acceptation et de la sérénité (« enfin on va s’équiper d’une nouvelle solution ! »). Dans ce cas, vous pouvez alors vous appuyer sur les recruteurs promoteurs pour impliquer les membres les plus réticents.
Cette étape de conduite au changement auprès de l’équipe est importante, mais est malheureusement rarement pris en compte.
Formez les équipes au nouveau logiciel
Cette étape est indispensable puisque le changement de logiciel de recrutement génère obligatoirement de nouvelles informations à intégrer.
Prévoyez un planning de formation, cela permettra aux équipes de mieux comprendre l’outil et d’exploiter pleinement son potentiel.
Pensez également à former les nouveaux arrivants, ce qui est généralement un point faible dans les structures, les nouveaux sont très peu formé aux logiciels, et donc la qualité d’utilisation se perd ainsi peu à peu avec le temps.
Acceptez au début de perdre un peu de temps au démarrage, ce temps sera vite rentabilisé !
L’occasion de repenser certains processus
Enfin, profitez-en ! C’est peut-être le bon moment pour repenser certains processus et d’intégrer de nouvelles bonnes pratiques.
Changer d’outil peut aussi dire perdre certaines fonctions, c’est donc une bonne occasion de penser plus large, et de repartir sur de bonnes bases.
Alors prêt ?
La migration d'un logiciel de recrutement à un autre n’est jamais chose facile… Après quelques années d’utilisation, cela nécessite une approche réfléchie.
Évaluez précisément les besoins de votre entreprise et rédigez un cahier des charges détaillé en tenant compte des contraintes financières et des délais.
Considérez l'aide extérieure pour sélectionner la nouvelle solution de recrutement et assurez une communication interne claire auprès de vos managers et recruteurs pour faciliter l'acceptation du changement.
Gérez la résistance au changement en impliquant les membres les plus ouverts pour rallier les plus réticents.
Prévoyez une formation approfondie pour les équipes, y compris les nouveaux arrivants, et profitez de cette migration pour repenser et améliorer les processus existants.