Avant de détailler, faisons un petit rappel sur les différents types d'entretiens.
Découvrez ou redécouvrez notre article qui compare l'entretien professionnel à l'entretien d'évaluation : entretien professionnel VS entretien d'évaluation. 🔦
Quand lancer sa campagne d'entretiens annuels ?
Le timing idéal pour lancer votre campagne d'entretiens annuels dépend de plusieurs facteurs, tels que :
1) Alignement avec les objectifs de l’entreprise : La période des entretiens doit coïncider avec la clôture des objectifs de l'année précédente et la mise en place des objectifs pour l'année suivante. Ainsi, un lancement entre décembre et février est souvent idéal, car il permet d’évaluer l'année écoulée et de fixer des perspectives, objectifs pour la nouvelle.
2) Disponibilité des managers et des collaborateurs : Pour que les entretiens soient menés de manière sereine et productive, évitez les périodes de forte charge de travail ou de vacances. Privilégiez un moment où chacun peut se concentrer pleinement sur la discussion pour avoir des échanges constructifs.
3) Cadence des évaluations : Certaines entreprises adoptent une approche plus flexible en organisant des entretiens trimestriels ou semestriels. Si c'est votre cas, le lancement doit correspondre à la fin d'un cycle, par exemple à la fin d'un trimestre ou d'un semestre, pour permettre une révision régulière des objectifs et des performances.
Les essentiels pour réussir votre campagne d’entretiens annuels
Une campagne d’entretiens bien menée repose sur quelques principes clés. Voici un mémo des essentiels à ne pas oublier pour maximiser son impact :
👉 Fixez des objectifs clairs : Dès le début de la campagne, précisez aux managers et collaborateurs l’objectif de ces entretiens. Est-ce pour évaluer la performance, discuter des objectifs futurs ou encore identifier des opportunités de développement ? Un entretien sans objectif précis peut vite devenir une formalité sans valeur. Il est indispensable d'informer correctement l'ensemble des collaborateurs sur la démarche afin de favoriser une meilleure implication.
👉 Utilisez un logiciel adapté : Un bon outil vous permet de personnaliser les questionnaires, de suivre les entretiens en temps réel et d’assurer une traçabilité complète des échanges et des objectifs fixés. En optant pour un logiciel sur-mesure comme Nicoka SIRH, vous pouvez adapter les questions en fonction des postes, des équipes, ou des thématiques ce qui rend l'entretien plus pertinent pour chaque collaborateur. Un guide ou un accompagnement sur-mesure sera nécessaire pour une bonne prise en main du logiciel utilisé.
👉 Préparez les managers : Un entretien réussi dépend en grande partie du manager. Formez-les à la communication bienveillante, au feedback constructif, et assurez-vous qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires avant l'entretien (données de performance, feedback d’équipe, etc.).
👉 Suivi en temps réel et analyse des résultats : Une fois la campagne lancée, grâce à Nicoka, les équipes RH peuvent suivre l’avancement de la campagne en temps réel, repérer les entretiens non encore réalisés et analyser les résultats en continu. Une fois clôturée, cela vous permet d’identifier rapidement les axes d'amélioration et/ou les besoins en formation.
👉 Mettez l’accent sur le développement : Les collaborateurs apprécient de savoir comment ils peuvent évoluer. Ne limitez pas l’entretien à une évaluation de performance, mais intégrez des discussions sur les opportunités de formation, de développement ou même de mobilité interne.
Questions innovantes à poser lors des entretiens annuels
Pour enrichir les échanges et éviter les questions trop formatés, voici quelques suggestions à intégrer à votre questionnaire :
- "Quelles sont les compétences que vous aimeriez développer dans les 6 à 12 mois à venir ?"
Cela permet de discuter non seulement des performances actuelles, mais aussi des aspirations professionnelles du collaborateur. - "Quel projet ou défi récent vous a apporté le plus de satisfaction ?"
Cette question encourage le collaborateur à réfléchir sur ses réussites, tout en vous offrant une vision sur ce qui le motive le plus dans son travail. - "Comment pouvons-nous améliorer notre façon de travailler ensemble ?"
Ce type de question ouvre la porte à des discussions sur l’organisation interne, les processus ou la collaboration d'équipe. - "Quel est le feedback le plus utile que vous ayez reçu cette année ?"
Poser cette question aide à comprendre comment le collaborateur perçoit les retours qu’il a reçus et vous permet d’améliorer le processus de feedback. - "Si vous aviez une baguette magique, que changeriez-vous dans votre poste ou votre environnement de travail ?"
Un peu plus légère, cette question peut révéler des problématiques que le collaborateur n’oserait pas aborder autrement.
Et si on inversait les rôles ?
L’entretien annuel est souvent perçu comme une évaluation unidirectionnelle, du manager vers le collaborateur. Mais pourquoi ne pas inverser les rôles et donner aux collaborateurs l’opportunité d’évaluer également leur manager ? Ce type de feedback, appelé feedback inversé, permet d’instaurer un climat de confiance et d’amélioration continue dans l’entreprise. Il peut aussi fournir aux managers des axes d’amélioration pour mieux soutenir et encadrer leurs équipes.
Beaucoup n’osent pas le faire par peur des conséquences, ou ne savent pas comment le faire par manque de méthodes, pourtant les bénéfices peuvent être nombreux :
- Favorise la transparence et la confiance 🤝🔍: Permettre aux collaborateurs de s’exprimer sur leur relation avec leur manager montre une ouverture au dialogue et à l’amélioration, ce qui renforce la confiance au sein de l'équipe.
- Engagement des collaborateurs 🎯💬 : Donner la parole aux équipes les rend plus engagées. Elles se sentent écoutées et actrices de leur environnement de travail.
- Amélioration du climat de travail 🌱🏢 : En évaluant leur manager, les collaborateurs peuvent pointer des pratiques de management inefficaces ou proposer des pistes d'amélioration. À terme, cela conduit à un environnement de travail plus sain et collaboratif.
Et si vous commenciez seulement par 2 ou 3 questions avec une évaluation sous forme d'étoiles introduites dans votre questionnaire d'entretien annuel :
Les avantages d'un logiciel de gestion RH pour vos entretiens annuels
En tant qu'éditeur de logiciel SIRH, nous proposons une solution sur-mesure qui vous permet de créer des questionnaires adaptés aux besoins de chaque collaborateur et de suivre la campagne d’entretiens en temps réel.
Les avantages sont multiples :
- Dématérialisation des formulaires : On oublie les formulaires papier qui finissent dans un tiroir ! Un logiciel va libérer les équipes de la lourdeur administrative liée à la mise en place des campagnes d'entretiens. Une fois finalisés, les entretiens sont conservés et archivés dans le logiciel garantissant une meilleure traçabilité.
- Personnalisation complète : Chaque service, équipe ou collaborateur reçoit des questionnaires spécifiques, adaptés à leur rôle et leur objectifs, ce qui rend l'entretien plus pertinent.
- Centralisation et suivi : Une campagne s'étend généralement sur 1 à 2 mois, pendant cette période, vous pouvez avoir une vue claire de l'état d'avancement des différents participants. Vous pouvez suivre en temps réel les entretiens en cours de préparation, quel collaborateur a finalisé son entretien, et envoyer des relances pour les retardataires !
- Reporting et analyse simplifiée : Une fois la campagne terminée, notre outil vous fournit une synthèse des réponses pour une analyse globale et la mise en place de plans d'actions.
En résumé, le succès de votre campagne d’entretiens annuels repose sur une organisation rigoureuse, un bon timing et d’une approche centrée sur le développement personnel & professionnel. Avec un outil adapté, comme Nicoka SIRH, sur-mesure et simple à utiliser, vous pouvez faire de cette campagne un véritable levier de performance et d'engagement pour vos collaborateurs.